TR-ESOR in a box

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Fakten rund um das
Aufbewahren von Dokumenten
Das Aufbewahren eines DIN-A4-
Blattes kostet ein Unternehmen
durchschnittlich 20 Euro.
Auf 99% der aufbewahrten
Dokumente wird niemals
zugegriffen.
Ein laufender Meter Akten
verursacht Kosten von
2.500 Euro/Jahr.
Daten und Dokumente im
öffentlichen Bereich müssen
zwischen 5 und 110 Jahre
aufbewahrt werden.
Pro Jahr werden allein im
deutschen Gesundheitssystem
5 Milliarden Dokumente
produziert. Das entspricht
einem Würfel mit der
Kantenlänge von 3,2 Kilometer.
Herausforderungen beim herkömmlichen
Aufbewahren von Dokumenten
Für viele Institutionen im öffentlichen Bereich besteht
die gesetzliche Verpflichtung zum Führen und Aufbewahren
von vollständigen und wahrheitsgetreuen Akten und Vorgängen.
Und das über Zeiträume, die sehr weit über die rein operative
Bearbeitung der Akten hinausgehen.
Die Aufbewahrungspflicht von Akten kann bis zu 30 Jahren
reichen, für Daten und Dokumente im Sozialversicherungsumfeld
gelten sogar unbegrenzte zeitliche Fortschreibungs- und
Aufbewahrungspflichten.
Bisher wird den rechtlichen Anforderungen vor allem
auf Basis von Papier Rechnung getragen.
Tausende Kilometer von papiernen Akten füllen so
riesige Lagerhallen und verursachen immense Kosten
in der Aufbewahrung ohne, dass dadurch ein unmittelbarer
Mehrwert entsteht.
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Kurzinfo
Am 1. August 2013 ist das
E-Government Gesetz
in Kraft getreten.
Im Kern will das
Reformierungsgesetz
Voraussetzungen für eine
orts- und zeitunabhängige
Verwaltung schaffen und
damit zeitgemäßer und
bürgernäher agieren.
Das Gesetz formuliert
umfassend die Erwartung
an eine durchgängig
elektronische Unterstützung
von Verwaltungsprozessen.
Eine der Kernforderungen
ist die elektronische
Aktenführung sowie das
Umwandeln papierner
Dokumente in rechtssichere
digitale Dokumente.
Über Standardschnittstellen
können vorhandene digitale
Fachverfahren einfach
eingebunden werden. 70% der Aufbewahrungskosten
können mit digitaler
Langzeitspeicherung
reduziert werden.
Digitale Langzeitspeicherung
ermöglicht sichere
und bedarfsgerechte
Kostenplanung.
Für digitale Speicherung
von Daten wird
wesentlich weniger Platz
benötigt.
Bei Bedarf kann mit geringem
Aufwand und mit geringen
Kosten skaliert werden.
BSI-konforme Lösungen
erhöhen die Rechtssicherheit
bei der beweiswerterhaltenden
Speicherung von Daten.
Einfacher und zeitsparender
Zugriff auf elektronische
Informationen sowie
ihre papierlose Nutzung
in anderen Fachkontexten.
einfach
integrieren
Kosten
sparen
Sicher
planen
Weniger
ist mehr
wirtschaftlich
skalieren
Rechts-
sicherheit
erhöhen
Nutzbarkeit
verbessern
Der Nutzen einer
digitalen Langzeitspeicherlösung
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